Anfragen aus deinen Anzeigen landen als Lead in adfinity; dieses Kapitel zeigt, wie du sie qualifizierst und bis zum Abschluss verfolgst.
Plan: Das Leads-Center gehört ab Business+ zum Plan und lässt sich im Business-Plan als Add-on „Lead Management Pro" dazubuchen. Die Pipeline mit eigenen Phasen, Zuständigkeiten und Löschfristen gehört zu Lead Management Pro, im Plan ab Agentur, sonst als Add-on.
Woher Leads kommen
Ein Lead entsteht, wenn jemand ein Formular ausfüllt, das zu einer deiner Anzeigen gehört, bei Meta das Instant-Formular, das ohne Website funktioniert. adfinity holt die Einsendung und legt sie als Lead an, mit Herkunft, Zeitpunkt und den ausgefüllten Feldern.
Leads können auch organisch entstehen, also ohne bezahlte Anzeige. Sie sind in der Liste als solche markiert.
Die Liste
Unter /leads liegt das Leads-Center, oben rechts der Umschalter zwischen Liste und Pipeline.
Die Liste hat fünf Spalten, dazu ein Plattform-Symbol ganz links: Name, Formular, Datum, Anzeige und Qualifiziert. Gefiltert wird über Suche (nach Name, Anzeigenname oder Formularname), Zeitraum, Anzeige von, Bestellung, Plattform, Seite, Qualifizierungsstatus und Talent-Pool, dazu Filter Zurücksetzen.
Zwei Spalten sind zugleich Links: der Name führt in die Detailansicht, die Anzeige springt zu der Anzeige, aus der dieser Lead kam. Das ist die Verbindung zwischen Leads-Center und Berichten: du siehst nicht nur, dass eine Anfrage kam, sondern woraus. Ist die Herkunft nicht mehr auflösbar, steht dort Unbekannte Bestellung; bei mehreren Varianten trägt die Zeile zusätzlich die Variante als kleine Marke.
In der Spalte Qualifiziert steht Kein Status, solange der Lead in keiner qualifizierenden Phase liegt, sonst Qualifiziert oder Nicht qualifiziert.
Export als CSV rechts oben lädt herunter, was die Filter gerade durchlassen, nicht die ganze Liste. Die Datei enthält alle gespeicherten Felder des Leads, nicht nur die fünf Spalten der Ansicht.
In der Detailansicht stehen die Lead-Informationen und die Automatisch erkannten Felder: adfinity erkennt in den Formularfeldern, was Name, E-Mail und Telefon ist, auch wenn das Formular sie anders benannt hat.
Dazu kommen vier Werkzeuge, die aus der Liste eine Bearbeitung machen:
Notizen („Was ist besprochen worden?", „Sichtbar für alle im Team"). Über Jemanden benachrichtigen … kannst du beim Speichern Kolleginnen informieren; adfinity bestätigt dann Notiz gespeichert, 2 Person(en) benachrichtigt.
Wiedervorlage mit einem Termin. Der Hinweis sagt, was daran hängt: „Die zuständige Person wird am Stichtag erinnert." Ist der Tag da, trägt der Lead die Marke Wiedervorlage fällig. Setzen und Entfernen steuern sie.
Absage festhalten („Woran ist es gescheitert? Der Grund bleibt intern und wird nicht versendet."), mit einem Feld Grund und Beispielen im Feld: „z. B. Profil passt nicht, Bewerber abgesprungen, Stelle besetzt". Das ist die Angabe, die nach einem halben Jahr die Frage beantwortet, warum eine Kampagne viele Anfragen und wenige Einstellungen brachte.
Talent-Pool mit In Talent-Pool und Aus Talent-Pool nehmen. Er „verlängert die Aufbewahrung, damit die Person später erneut angesprochen werden kann", und adfinity fragt vorher ausdrücklich nach der Grundlage: „Liegt die Einwilligung der Person vor, die Daten … Monate für spätere Stellen aufzubewahren?" Ohne diese Einwilligung gehört niemand in den Talent-Pool.
Unten liegt der Verlauf mit allem, was am Lead passiert ist: Zuständigkeit, Notizen, Phasenwechsel, Wiedervorlage, Absagegrund, Talent-Pool. Ist noch nichts passiert: Noch nichts passiert.
Die Pipeline
Oben rechts schaltest du zwischen Liste und Pipeline um. Die Pipeline unter /leads/pipeline zeigt die Leads nach Phase, eine Spalte je Phase, mit der Anzahl hinter dem Namen und Leer in Phasen ohne Lead. Passen nicht alle Karten in die Spalte, steht unten + 212.
Gefiltert wird über eine Suche (nach Name, Anzeigenname oder Formularname), einen Zeitraum und sechs Auswahlfelder: Anzeige von, Bestellung, Plattform, Seite, Qualifizierungsstatus und Talent-Pool.
Jede Karte zeigt Plattform, Name, Herkunft und Datum. Bei Leads in einer qualifizierten Phase steht zusätzlich Event gesendet: das ist die Rückmeldung an die Plattform, sichtbar gemacht. Das Standard-Set ist auf Bewerbungen zugeschnitten: Neu, Sichtung, Gespräch, Angebot, Eingestellt, Abgesagt, anpassen lässt es sich unter /settings/lead-stages.
Unter dem Namen einer qualifizierenden Phase steht gilt als qualifiziert, du siehst also direkt am Board, ab wo gezählt wird.
Die Phasen selbst pflegst du unter Lead-Phasen („Die Phasen der Pipeline: Reihenfolge, Bezeichnung und was als qualifiziert zählt."). Je Phase gibt es Bezeichnung, Farbe und drei Schalter:
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Gilt als qualifiziert | Ab dieser Phase zählt der Lead in den Auswertungen als qualifiziert |
| Endphase | Hier endet der Weg, was dort liegt, wartet nicht mehr |
| Einstieg | Die Phase, in der neue Leads landen |
Gilt als qualifiziert ist der wichtigste Schalter der ganzen Pipeline, und er wirkt weiter als gedacht: adfinity meldet die Qualifizierung an die Plattform zurück. Im Verlauf des Leads steht dann „Phase „Gespräch" gilt als qualifiziert, der Lead wurde an die Plattform zurückgemeldet." beziehungsweise, bei einer neutralen Phase, „Phase „Sichtung" löst keinen Plattform-Event aus."
Der Nutzen: Meta lernt daraus, wem es die Anzeige ausliefern soll. Wer die Pipeline pflegt, verbessert also nicht nur seine Übersicht, sondern die Auslieferung der nächsten Kampagne. Deshalb steht am Qualifizierungs-Feld auch der Satz „Ergibt sich aus der Phase, damit Board und Rückkanal nicht auseinanderlaufen.": du kannst „qualifiziert" nicht getrennt von der Phase setzen.
An jedem Lead lässt sich außerdem Zuständig setzen. In der Detailansicht wechselst du die Phase über Phase ändern.
Findet adfinity dieselbe E-Mail oder Telefonnummer mehrfach, weist es darauf hin (2 mögliche Doppel-Einträge) und tut bewusst nichts weiter: „Gleiche E-Mail oder Telefonnummer in dieser Company. Zusammengeführt wird nichts, schau selbst, ob es dieselbe Person ist."
Löschfristen
Leads sind personenbezogene Daten, und die dürfen nicht unbegrenzt liegen bleiben. Unter Aufbewahrung stellst du die Aufbewahrung in Monaten ein, und der Hinweis dort erklärt genau, was passiert:
„Nach Ablauf werden Name, Kontaktdaten, Formularantworten und Notizen entfernt. Die Zeile bleibt, damit Kampagnenzahlen stimmen. Sechs Monate decken die AGG-Klagefrist ab."
Der Unterschied ist wichtig: adfinity löscht den Lead nicht, es anonymisiert ihn. Was verschwindet, sind die personenbezogenen Angaben; Phase, Zeitpunkt und Herkunft bleiben, damit die Auswertung deiner Kampagnen nicht rückwirkend Löcher bekommt. Ein anonymisierter Lead heißt in der Liste Anonymisiert und trägt den Hinweis „Personenbezogene Angaben wurden entfernt. Phase und Zeitpunkt bleiben für die Auswertung erhalten."
Am einzelnen Lead siehst du jederzeit, woran du bist:
- Anonymisierung am mit Datum, und darunter Noch 43 Tage.
- Woher die Frist rechnet: 6 Monate ab Abschluss. bei einem abgeschlossenen Lead, 6 Monate ab Eingang (noch nicht abgeschlossen). bei einem offenen.
- Ist die Frist vorbei: „Frist abgelaufen, wird beim nächsten Lauf anonymisiert."
- Ist noch nichts berechnet: Noch keine Frist berechnet.
Der Talent-Pool ist die eine Ausnahme: er verlängert die Aufbewahrung auf eine eigene Zahl von Monaten, gerechnet ab dem Tag der Einwilligung, und die Detailansicht schreibt das mit (12 Monate ab Einwilligung vom 26.08.2026.).
Setze die Frist, bevor die ersten Leads eintreffen, nicht danach. Sie ist die einfachste Möglichkeit, eine Aufräumpflicht zu erfüllen, um die sich sonst niemand kümmert.
Was im Hintergrund passiert
Leads holt adfinity nicht auf Verdacht ab: die Plattform meldet eine Einsendung, und adfinity übernimmt sie. Deshalb erscheint ein Lead meist innerhalb von Minuten.
Bleibt eine Meldung aus, greift der regelmäßige Abgleich als Netz. Ein Lead, der erst mit Verzögerung erscheint, ist deshalb kein verlorener Lead. Ob eine Anzeige überhaupt Leads bringen kann, hängt am Konversionsort: nur ein Instant-Formular liefert Leads direkt an adfinity.
Häufige Fragen
Ein Lead hat keine E-Mail-Adresse. Dann hat das Formular sie nicht abgefragt oder die Person hat das Feld leer gelassen. adfinity erfindet nichts.
Kann ich Leads exportieren? Ja, über Export als CSV im Leads-Center. Exportiert wird die gefilterte Auswahl. Für die dauerhafte Anbindung eines anderen Systems gibt es zusätzlich die API, dafür braucht es einen API-Schlüssel aus den Einstellungen.
Warum ist ein Lead nicht „qualifiziert", obwohl er gut aussieht? Weil „qualifiziert" an der Phase hängt, nicht am Eindruck. Schiebe ihn in eine Phase, die als qualifiziert gilt.
Was passiert mit Leads, wenn ich die Verbindung löse? Sie bleiben. Neue kommen nicht mehr dazu.
Ein Lead heißt plötzlich „Anonymisiert". Dann ist seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen. Die Zeile bleibt für die Auswertung erhalten, die personenbezogenen Angaben sind weg und lassen sich nicht wiederherstellen.
Kann ich die Aufbewahrung für einzelne Leads verlängern? Über den Talent-Pool, und nur mit Einwilligung der Person. adfinity fragt sie beim Hinzufügen ausdrücklich ab.
Warum meldet adfinity Leads an Meta zurück? Weil Meta daraus lernt, wem es die Anzeige zeigen soll. Ausgelöst wird das allein durch die Phase, in der du den Lead ablegst.