Wiederkehrende Antworten legst du als Vorlage ab, und wo es schneller gehen soll, formuliert die KI einen Vorschlag, den du vor dem Senden anpasst.
Beide sparen Zeit an unterschiedlichen Stellen: Vorlagen bei dem, was sich wiederholt, KI-Vorschläge bei dem, was neu ist.
Vorlagen
Unter /community/templates steht Vorlagen: die Antworten, die immer wieder gebraucht werden, Öffnungszeiten, Lieferzeiten, „Danke für das Feedback", der Hinweis auf die Bestellseite. Ist noch keine da: „Noch keine Vorlagen. Lege gespeicherte Antworten an, um im Posteingang schneller zu triagieren."
Die Vorlagen liegen als Karten, zwei je Zeile, sortiert nach Nutzung. Jede zeigt den Titel, den Text mit hervorgehobenen Platzhaltern, die Kategorie als Marke und, ganz unten klein, den Zähler, etwa 204× verwendet.
Dieser Zähler ist die nützlichste Angabe der Seite: nach ein paar Wochen siehst du, welche Vorlage trägt und welche du wieder löschen kannst.
Neue Vorlage öffnet ein Fenster mit drei Feldern:
| Feld | Beispiel im Feld |
|---|---|
| Titel | „z. B. Versand & Lieferzeit" |
| Kategorie (optional) | „z. B. Support" |
| Text | „Hi {{name}}, …" |
An der Karte liegen Bearbeiten und Löschen („Vorlage wirklich löschen?").
Platzhalter
Der wichtigste Trick steht klein unter dem Textfeld: „Platzhalter wie {{name}} werden beim Einfügen befüllt."
Damit wird aus einer allgemeinen Vorlage eine persönliche Antwort:
Hallo
{{name}}, danke für deine Nachricht! Wir haben von Montag bis Samstag von 8 bis 18 Uhr geöffnet.
Beim Einsetzen ersetzt adfinity den Platzhalter durch den Namen der Person, die geschrieben hat. Der Unterschied zwischen einer Vorlage mit und ohne Platzhalter ist der Unterschied zwischen einer Antwort und einer Massennachricht.
Vorlagen einsetzen
Im Posteingang liegt neben dem Antwortfeld die Schaltfläche für Vorlagen. Du wählst eine, der Text landet im Feld, und dann passt du ihn an. Das ist der entscheidende Schritt: die Vorlage ist ein Anfang, kein Endzustand.
Vorlagen gehören dem Unternehmen; alle im Team greifen auf dieselben zu.
KI-Antworten
Neben dem Antwortfeld liegt außerdem der Vorschlag der KI. Der Kasten heißt KI-Antwortvorschlag, wenn du auf eine Zuschrift antwortest, und KI-Kommentarvorschlag, wenn du selbst einen Kommentar unter deinen Beitrag setzt. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: im ersten Fall bezieht sich die KI auf die Nachricht des Kontakts, im zweiten auf deinen Beitrag, und die App sagt es jeweils dazu.
Links im Kasten steht ein Feld für deine eigene Anweisung (Deine Antwort beziehungsweise Dein Kommentar), mit dem Hinweis, der das Verhalten erklärt: „Lässt du sie leer, formuliert die KI einen Vorschlag; tippst du selbst etwas, nimmt die KI es als Grundlage."
Die Schnellaktionen
Statt selbst eine Anweisung zu tippen, kannst du eine der Schnellaktionen wählen. Welche zur Verfügung stehen, hängt davon ab, ob du antwortest oder kommentierst:
| Beim Antworten | Beim Kommentieren |
|---|---|
| Vorschlag, Freundlicher, Entschuldigen, Frage beantworten, Danken, Kürzen, Lockerer, Formeller, Emojis | Vorschlag, Frage an die Community, Call-to-Action, Danken, Freundlicher, Kürzen, Lockerer, Formeller, Emojis |
Die vier Ton-Aktionen (Freundlicher, Lockerer, Formeller, Emojis) und Kürzen arbeiten mit dem, was schon im Feld steht, sie sind Umformulierer. Die übrigen erzeugen etwas Neues.
Über dem Kasten zeigt adfinity den Beitrag (Kontext der KI), also woraufhin die KI schreibt, und markiert im Verlauf, was von der Seite und was vom Kontakt kommt. Der Vorschlag landet nicht direkt draußen: „Wird in dein Antwortfeld übernommen."
Wie gut das trifft, hängt an Marke und Zielgruppe. Eine leere Brand Voice führt zu höflichen, aber gesichtslosen Antworten.
Lies jeden Vorschlag, bevor du ihn sendest. Die KI kennt die Konversation, aber nicht euren Betrieb: sie weiß nicht, ob die Lieferung wirklich morgen kommt, ob der Termin noch frei ist, ob die Reklamation berechtigt ist. Sie formuliert, entscheiden musst du.
Drei Fälle, in denen ein Vorschlag Zeit spart:
- Freundliche Bestätigungen ohne inhaltliche Aussage („Danke, wir melden uns").
- Umformulieren, wenn dir der Ton nicht gelingt.
- Übersetzen, wenn jemand in einer anderen Sprache schreibt.
Und einer, in dem er es nicht tut: bei einer Beschwerde. Dort zählt, dass ein Mensch geantwortet hat.
Häufige Fragen
Wie viele Vorlagen sind sinnvoll? So viele, wie du wiederkehrende Fragen hast, meist fünf bis zehn. Mehr macht die Auswahl langsamer als das Tippen. Der Zähler 12× verwendet sagt dir nach ein paar Wochen, welche du behalten solltest.
Wozu ist die Kategorie gut? Zum Sortieren, wenn es mehr als eine Handvoll Vorlagen sind. Sie erscheint als Marke auf der Karte.
Kann eine Vorlage plattformspezifisch sein? Die Vorlage selbst nicht. Beachte beim Schreiben aber die Längenbegrenzungen: was auf Facebook passt, ist für einen kurzen Kommentar zu lang.
Werden KI-Antworten automatisch gesendet? Nein. Ein Vorschlag landet im Feld; gesendet wird nur, was du abschickst.
Kostet mich jeder KI-Vorschlag etwas? Die Nutzung gehört zum Plan. Was der Plan hergibt, steht im Anhang Grenzen, Limits und was noch kommt.