Beiträge lassen sich intern oder von Kunden prüfen lassen, bevor sie rausgehen. Dieses Kapitel zeigt beide Wege, wann ein Beitrag überhaupt in die Freigabe geht, was der Freigebende sieht und in welcher Reihenfolge die beiden zusammenspielen.
Plan: Der Freigabe-Workflow gehört ab Business+ zum Plan. Im Business-Plan lässt er sich als Add-on dazubuchen.
Wann ein Beitrag in die Freigabe geht
Dafür gibt es zwei Wege, und sie schließen sich nicht aus.
Der erste: die Freigabe ist Pflicht. Das legen die Unternehmenseinstellungen unter Organische Posts – Freigabe fest („Lege fest, ob eine Freigabe für jeden organischen Post Pflicht ist. Unabhängig davon können im Post-Planner immer Prüfer eingeladen werden — dann ist die Freigabe für diesen Post verbindlich."), mit zwei unabhängigen Schaltern:
- Interne Freigabe erforderlich: „Pflicht: Jeder Post braucht mindestens einen internen Prüfer. Ist die Option aus, kann pro Post trotzdem freiwillig jemand eingeladen werden."
- Externe Freigabe erforderlich: „Pflicht: Jeder Post braucht mindestens einen externen Prüfer, der über einen Freigabe-Link entscheidet. Ist die Option aus, kann pro Post trotzdem freiwillig jemand eingeladen werden."
Ist ein Schalter an, lässt sich ein Beitrag ohne den passenden Prüfer nicht einreichen.
Der zweite: du lädst jemanden ein. Die Prüferauswahl steht im Planungs-Fenster jedes Beitrags, auch wenn beide Schalter aus sind. Dort steht dann: „Optional. Wer hier eingetragen wird, muss den Post freigeben — er lässt sich dann nicht mehr direkt veröffentlichen."
Das ist der Punkt: eingeladen ist verbindlich. Sobald ein Prüfer eingetragen ist, wandert der Beitrag in die Freigabe, statt geplant oder sofort veröffentlicht zu werden. Der Knopf unten wechselt sichtbar auf Freigabe anfordern, und auch Jetzt veröffentlichen führt dann durch die Freigabe statt daran vorbei. Wer sich anders entscheidet, nimmt die Prüfer wieder heraus.
Trägst du niemanden ein und ist auch nichts Pflicht, geht der Beitrag den gewohnten Weg: planen oder sofort raus, siehe Post anlegen.
Welche Stufen ein Beitrag durchläuft
| Interne Prüfer | Externe Prüfer | Ablauf |
|---|---|---|
| keine | keine | Keine Freigabe, der Beitrag wird geplant oder sofort veröffentlicht |
| ja | keine | Nur die interne Freigabe, danach geht der Beitrag raus |
| keine | ja | Der Freigabe-Link entsteht sofort beim Einreichen und geht per E-Mail raus |
| ja | ja | Erst intern, danach entsteht der externe Link |
Die Reihenfolge, wenn beide Arten zusammenkommen
Das ist der Punkt, der am häufigsten missverstanden wird: stehen interne und externe Prüfer am Beitrag, laufen die Freigaben nacheinander, nicht gleichzeitig. Der externe Link entsteht erst, nachdem die interne Freigabe erteilt ist. Das Planungs-Fenster sagt es beim Anlegen: „Sobald die interne Freigabe erteilt ist, wird der Freigabe-Link automatisch per E-Mail an die externen Prüfer gesendet."
Steht nur ein externer Prüfer am Beitrag, geht der Link sofort raus: „Nach dem Speichern wird der Freigabe-Link automatisch per E-Mail an die externen Prüfer gesendet."
Der Grund für die Reihenfolge ist praktisch: der Kunde soll nicht die Fassung sehen, die intern noch beanstandet wird.
Das Adressbuch der externen Prüfer
Externe Adressen musst du nicht bei jedem Beitrag neu tippen. Im Planungs-Fenster steht über den Prüferzeilen Aus dem Adressbuch übernehmen; die Auswahl füllt Name und E-Mail in eine neue Zeile.
Gepflegt wird die Liste in den Unternehmenseinstellungen unter Externe Prüfer („Adressen, die im Post-Planner zur Auswahl stehen. Neu eingetragene Adressen landen beim Einreichen automatisch hier."). Dort legst du über Prüfer hinzufügen Adressen an oder entfernst sie wieder. Steht noch nichts drin: Noch keine Adressen hinterlegt.
Du musst nichts vorbereiten: tippst du im Beitrag eine neue Adresse ein, steht sie nach dem Einreichen von selbst im Adressbuch und ist beim nächsten Beitrag auswählbar. Zuletzt benutzte Adressen stehen dabei oben. Die Liste beginnt leer und wächst mit der Nutzung — Adressen aus früheren Beiträgen stehen nicht automatisch darin.
Eine Adresse aus dem Adressbuch zu entfernen, ändert nichts an Beiträgen, die bereits eingereicht sind — dort bleibt festgehalten, wer gefragt wurde. Name und E-Mail gehören zusammen: eine Zeile mit nur einem der beiden Felder wird beim Einreichen als Fehler gemeldet („Bitte mindestens einen externen Prüfer mit Name und E-Mail-Adresse angeben.").
Die interne Liste
Unter /post-planner/approvals steht Post-Freigaben. Rechts oben filtert Alle Typen nach Intern oder Extern. Die Liste zeigt 20 Beiträge je Seite, neueste zuerst, und enthält alles im Zustand Freigabe ausstehend, nicht nur das, was dir zugewiesen ist.
Jede Karte trägt:
- Ein Vorschaubild aus dem ersten Medium, oder einen Platzhalter.
- Den Titel, verlinkt auf die Detailseite (ohne Titel: Ohne Titel).
- Von wem und wann angelegt.
- Marken für die Zielplattformen.
- Die ersten zwei Zeilen des Beitragstextes.
- Geplant für mit Datum und Uhrzeit, wenn ein Termin steht.
Rechts stehen zwei Knöpfe, aber nur, wenn du diesen Beitrag wirklich freigeben darfst:
- Freigeben wirkt sofort, ohne Rückfrage.
- Ablehnen öffnet Post ablehnen mit einem Textfeld (Grund für die Ablehnung (optional)).
Der Grund ist technisch freiwillig und praktisch verpflichtend: ohne ihn weiß die Autorin nicht, was zu ändern ist. Steht nichts an, sagt die Seite es: Keine ausstehenden Freigaben.
Der externe Freigabe-Link
Der Link führt auf eine eigene Seite, die kein adfinity-Konto braucht. Oben steht Beitragsfreigabe, dann eine Begrüßung mit dem Namen des Prüfers („Hey …"), der Titel des Beitrags, eine Marke mit dem Zustand, Erstellt von und Geplant für.
Darunter die Vorschau je Plattform, so wie der Beitrag erscheinen würde. Rechts eine Spalte Details mit Kampagne und Plattformen.
Im Kasten Aktionen stehen Freigeben und Ablehnen. Beide öffnen ein kleines Formular, Beitrag freigeben beziehungsweise Beitrag ablehnen, mit:
- Prüfer auswählen *, wenn mehrere externe Prüfer eingetragen sind; bei genau einem steht dort nur Prüfer: Name.
- Name *, ein Pflichtfeld. Es hält fest, wer entschieden hat.
- Kommentar (optional).
Abgeschlossen wird mit Freigabe bestätigen beziehungsweise Ablehnung bestätigen. Fehlt eine Pflichtangabe: Bitte Eingaben prüfen.
Kommentare erscheinen danach am Beitrag mit Kommentar von und Namen; der Prüfer kann auch nur kommentieren, ohne zu entscheiden.
Stehen keine prüfbaren Beiträge dahinter, sagt die Seite es: „Es sind keine Beiträge mit zugewiesener Seite vorhanden." Der häufigste Grund ist, dass im Beitrag keine Seite ausgewählt ist.
Wer den Link hat, sieht den Beitrag: er ist die Zugangsberechtigung, es gibt kein Konto dahinter. Deshalb lässt er sich jederzeit deaktivieren, und deshalb gehört er in eine E-Mail an den Prüfer, nicht in einen offenen Kanal.
Was Freigaben mit Änderungen machen
Der wichtigste Satz dieses Kapitels steht in der App selbst: „Gespeicherte Änderungen setzen bestehende Freigaben zurück. Bitte hole die Freigabe erneut ein, wenn du den Beitrag veröffentlichen möchtest."
Eine erteilte Freigabe gilt also für den Stand, der freigegeben wurde. Wer danach den Text ändert, muss erneut fragen. Das ist der Sinn der Sache, und der Grund, Änderungen zu sammeln, statt einen Beitrag dreimal zur Freigabe zu schicken.
Dazu passt eine Eigenheit des Editors: ein Beitrag im Zustand Freigabe ausstehend wird nicht automatisch gespeichert. Änderungen daran brauchen den ausdrücklichen Weg über Weiter, und adfinity warnt sichtbar, solange sie nicht übernommen sind.
Was im Hintergrund passiert
Ein Beitrag mit ausstehender Freigabe wird nicht veröffentlicht, auch wenn sein Termin erreicht ist. adfinity überspringt ihn und sieht später erneut nach.
Praktisch heißt das: kommt die Freigabe nach dem geplanten Termin, geht der Beitrag verspätet raus, nicht gar nicht. Für einen Beitrag mit festem Termin, einen Aktionsstart, ein Event, heißt das, die Freigabe rechtzeitig einzuholen, nicht am Tag selbst.
Solange auch nur eine nötige Zustimmung fehlt, bleibt der Beitrag stehen. Erst wenn alle vorliegen, ist er wieder auf dem Weg zur Veröffentlichung, und der Zustand in der Leiste sagt dir jederzeit, wo er gerade steht.
Häufige Fragen
Kann ein Beitrag beides brauchen, interne und externe Freigabe? Ja — entweder weil das Unternehmen beide Schalter auf Pflicht gestellt hat, oder weil du beide Arten von Prüfern eingetragen hast. Dann müssen beide zustimmen, und zwar in dieser Reihenfolge: erst intern, danach entsteht der externe Link.
Ich will ohne Freigabe arbeiten, der Beitrag geht aber trotzdem in die Freigabe. Dann steht noch ein Prüfer am Beitrag. Öffne das Planungs-Fenster und nimm die Einträge unter Interne Prüfer und Externe Prüfer heraus — danach steht unten wieder Beitrag planen beziehungsweise Jetzt veröffentlichen.
Ich sehe die Prüferauswahl gar nicht. Dann fehlt dem Unternehmen der Freigabe-Workflow. Er gehört ab Business+ zum Plan und lässt sich im Business-Plan dazubuchen; in den Unternehmenseinstellungen steht an der Stelle der Hinweis „Diese Funktion ist in deinem aktuellen Plan nicht enthalten." mit dem Weg zu den Plänen.
Sieht der externe Prüfer, was sonst geplant ist? Nein. Der Link zeigt genau diesen einen Beitrag, seine Vorschauen und die Angaben dazu.
Warum sehe ich in der Liste auch Beiträge, für die ich nicht der Prüfer bin? Weil die Liste alles zeigt, was im Unternehmen auf Freigabe wartet. Die Knöpfe erscheinen aber nur an den Beiträgen, die du wirklich freigeben darfst.
Was passiert bei einer Ablehnung? Der Beitrag geht in den bearbeitbaren Zustand zurück, der Kommentar hängt daran. Nach der Änderung holst du die Freigabe neu ein.
Kann ich meinen eigenen Beitrag freigeben? Wenn du das Recht dazu hast, technisch ja. Ob das dem Zweck entspricht, entscheidet euer Team.
Der externe Prüfer sagt, die Seite sei leer. Dann hat der Beitrag keine Seite zugewiesen, oder die interne Freigabe steht noch aus und der Link ist noch nicht freigeschaltet.